Размер шрифта:

Структура и руководство

Отдел делопроизводства и информационно-аналитического обеспечения

Начальник:

Сметанина Людмила Павловна

Задачи и функции:

1. Организация и обеспечение функционирования в подразделениях Территориального управления системы делопроизводства.

2. Совершенствование форм и методов делопроизводства.

3. Обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в Территориальном управлении.

4. Организация планирования работы Территориального управления, в том числе, составление квартальных планов, контроль за их выполнением и подготовка отчетов о результатах выполнения.

5. Организация взаимодействия Территориального управления с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, с Аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Уральском федеральном округе, с Правительством Челябинской области, с органами государственной власти Челябинской области, с Законодательным собранием Челябинской области, иными органами государственной власти РФ, с муниципальными образованиями Челябинской области, средствами массовой информации по вопросам, входящим в компетенцию Территориального управления.

6. Разработка сводной номенклатуры дел Территориального управления.

7. Организация приема граждан и рассмотрение их обращений.

8. Решение организационно-хозяйственных вопросов Территориального управления.

9. Обеспечение инженерно технической защиты информации (ИТЗИ) в структурных подразделениях Территориального управления.

10. Осуществление работ по программно-технической поддержке работы всех структурных подразделений Территориального управления.

1. Организационное сопровождение взаимодействия руководителя Территориального управления со структурными подразделениями;

2. Организация планирования работы Территориального управления, подготовка сводных ежеквартальных планов, обеспечение контроля за их выполнением, подготовка отчетов о выполнении плана;

3. Организационное обеспечение взаимодействия Территориального управления с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, с Аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Уральском федеральном округе, с Законодательным Собранием Челябинской области, Правительством Челябинской области, иными органами государственной власти РФ и Челябинской области, с органами муниципальных образований, средствами массовой информации по вопросам, входящих в компетенцию Территориального управления;

4. Осуществляет сбор информации и подготовку ежеквартального отчета по плану мероприятий Послания Президента РФ Федеральному Собранию;

5. Обеспечение организации делопроизводства Территориального управления, в том числе: в соответствии с установленными правилами приема, инструкцией по делопроизводству - регистрация и передача по назначению входящей корреспонденции, а также обращений граждан, внутренней документации, обеспечение ее своевременного рассмотрения, прохождения по структурным подразделениям Территориального управления, регистрация и отправление исходящей корреспонденции, прием и отправка корреспонденции по каналам факсимильной связи и ее регистрация, обработка и отправка корреспонденции через почтовое отделение, ввод в базу данных и ведение учета поступающей и отправляющей корреспонденции;

6. Прием, отправка и регистрация телефонограмм, ознакомление исполнителей с поручением руководителя Территориального управления;

7. организация предварительного рассмотрения документов, поступивших к руководителю Территориального управления, подготовка проектов резолюций;

8. Регистрация, тиражирование и рассылка документов;

9. Постановка на контроль поручений руководителя Территориального управления;

10. Информирование руководителя Территориального управления о результатах промежуточного контроля о ходе выполнения поручений, подготовка сводного ежемесячного отчета;

11. Принятие мер по соблюдению сроков прохождения документов, подготовки ответов на письма, запросы и обращения, поступившие в Территориальное управление;

12. Организация приема граждан;

13 .Организация технической подготовки совещаний, проводимых руководителем Территориального управления (оповещение, подготовка и т.д.) составление проекта номенклатуры дел, представление его на утверждение в установленном порядке, формирование дел документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

14. Оформление, учет и хранение в течение установленного срока законченных делопроизводством дел и документов Территориального управления, подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами;

15. Ведение архивного делопроизводства;

16. Регистрация, принимаемых (утверждаемых) руководителем Территориального управления нормативных документов, проведение работ по внесению в них изменений, дополнений;

17. Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию делопроизводства;

18. Ежемесячное предоставление руководителю Территориального управления данных о документообороте;

19. Осуществление контроля, организация и проведение проверки по соблюдению работы с документами в Территориальном управлении;

20. Возвращение исполнителям в структурные подразделения Территориального управления для доработки документов, оформленных с нарушением установленных правил;

21. Подготовка заявок о потребности для закупки товаров (услуг) для обеспечения нужд Территориального управления;

22. Обеспечение бланочной продукцией, печатями и штампами с наименованием Территориального управления;

23. Подготовка поздравительных адресов руководящему составу Росимущества и Челябинской области;

24. Обеспечение, оборудование рабочих мест сотрудников Территориального управления, определение потребностей Территориального управления в канцелярских принадлежностях, мебели, оргтехнике и т.д.;

25. Организация мероприятий по текущему и капитальному ремонту помещений Территориального управления;

26. Организация работы по техническому обслуживанию помещений Территориального управления;

27. Оформление финансовых отчетов по хозяйственной деятельности;

28. Организация работы по транспортному обслуживанию Территориального управления;

30. Осуществление мероприятий по организации охраны помещений Территориального управления;

31. Осуществляет мероприятия по технической защите информации и предотвращению разглашения сведений «для служебного пользования»;

32. Обеспечивает актуальную антивирусную защиту ПК Управления;

33. Контролирует соблюдение сотрудниками Управления требований по ИТЗИ;

34. Проводит подготовку, адаптацию и сопровождение программных продуктов, используемых подразделениями Управления;

35. Осуществляет сопровождение и актуализацию баз данных, оказание программной и консультационной помощи в подготовке и формирование отчетов, выборок и справок подразделениями Управления для органов государственной власти, предприятий и т.п.

36. Готовит и реализует планы модернизации и технического оснащения подразделений Управления средствами электронной связи, вычислительной и оргтехники;

37. Производит администрирование локальной информационно-вычислительной сети;

38. Обеспечивает обмен информацией средствами электронной почты;

39. Обновляет информацию о деятельности Управления на Web–странице;

40. Размещает информацию на официальном сайте размещения заказов о проводимых конкурсах и котировках в соответствии с федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

41. Осуществляет техническую поддержку и ремонт средств вычислительной техники, средств электронной связи, решение технических вопросов по созданию условий их надлежащей эксплуатации, контроль за их надлежащим использованием;

42. Консультирует сотрудников Территориального управления по методам работы с программными и техническими средствами;

43. Разрабатывает собственное программное обеспечение по утвержденным руководством Территориального управления техническим заданиям, в случае необходимости готовит техническое задание для разработки программного обеспечения сторонними организациями.

Опубликовано: 10.11.2010 04:14:11 / Последнее изменение: 16.11.2010 09:49:43
Скачать: Распечатать